logotype-activity
Федеральное агентство маркетинговых коммуникаций
Звоните нам
+7 (343) 386-01-05
info@activity-m.com
Расчет стоимости
Главная Новости5 основных тонкостей организации летнего корпоративного мероприятия

5 основных тонкостей организации летнего корпоративного мероприятия

Категория: Проекты Дата публикации: 16.06.2017

В наше время обилие программ и event-технологий позволяет проводить самые разные события в любом месте, в любое время года, практически с любой программой. Однако, вне сомнений, лето – это высокий сезон для организации корпоративов, поэтому командное событие, как правило, сопровождающееся выездом на природу – одно из наиболее популярных видов корпоративного отдыха.

Традиционные форматы выездного летнего корпоративного мероприятия на природе для крупных компаний:

  • спартакиада,
  • тимбилдинг,
  • фестиваль, 
  • family day,
  • активный праздник на природе

Конечно, в столь благоприятный сезон, как лето, нет смысла планировать мероприятие в помещении, а нужно постараться использовать возможность вырваться из душного офиса на свежий воздух. И неважно, это будет корпоративный выезд в шикарный отель с обширной праздничной программой, тимбилдинг на лесной поляне или бюджетная неформальная встреча сотрудников в скромном доме отдыха.

Давайте обсудим, что нужно в первую очередь учесть, чтобы сделать правильный заказ на проведение летнего корпоратива. Итак, есть общие, так сказать, всесезонные правила, на которые необходимо обратить внимание:

1. Определите цели Вами задуманного события. То есть ответ на вопрос: для чего Вы собираете вывезти свой коллектив на летний корпоратив? Есть повод или Вы просто решили организовать корпоративный отдых на природе? Цель обязательно потянет за собой и содержание Вашего будущего мероприятия. Это важно, чтобы оправдать ожидания коллектива, и чтобы всё событие не просто состоялось, но и имело продолжение в виде повышения лояльности к Компании, поддержания позитивного командного духа и улучшения коммуникаций внутри штаба.

2. Определите состав участников мероприятия, а также время его проведения. Если Вы планируете корпоративный выезд на выходной день, то обязательно учтите процент «неявки», поскольку в случае с выходным днем брать за основу число людей в коллективе некорректно, все 100% всегда не приходят. Специалисты нашего агентства часто рекомендуют провести корпоратив на природе именно в рабочий день. В таком случае вероятность встретить всех сотрудников Вашей компании сильно возрастает. Правильный расчет числа участников не обязательно позволит сэкономить средства, главное, что он позволит правильно сформировать бюджет и сэкономить время на переработку всей информации при изменениях.

3. Выберите лощадку для летнего корпоратива. Это одна из самых важнейших составляющих Вашего выездного мероприятия. Нередко, именно от нее стоит и начинать троить всю концепцию события. Если Вы имеете опыт проведения подобных ивентов на какой-то территории и опыт этот был успешен, возможно, и не стоит менять место. Или же путь второй – совместно с организаторами искать подходящую площадку, но делать это нужно, точно взвешивая все за и против.

Загородная площадка – это, пожалуй, оптимальное решение для вашего мероприятия на природе. Тем более, что сейчас в доступности находится множество различных баз отдыха, загородных усадеб, яхт-клубов и прочих  мест с высоким сервисом оказания досуга. Но важно в данном случае не забыть учесть погодный вопрос.

4. Создайте основную сюжетную линию Вашей встречи. То, чем будут заняты Ваши коллеги или подопечные в рамках мероприятия, будет являться, как и мотивацией для появления на этом событии, так и главной составляющей бюджета проекта. Сейчас, есть множество способов сделать выездной корпоратив не просто «посиделкой» за столом, а настоящим фееричным праздником, который запомнится каждому на долгое время вперед. Баланс между активным отдыхом, деловым общением, проведением тренингов, организационными моментами (трансфер, питание, деление на группы, развлекательная программа и т.д.) – это залог успешного мероприятия, который понравится многим. Не бойтесь пробовать что-то новое, но и не слишком стремитесь отказываться от проверенных и любимых Вашим коллективом летних развлечений. Важно, не пытаться угодить абсолютно всем сразу, или только Вашему директору, который любит пейнтбол, а остальные угрюмо служат ему мишенями. Программа Вашего отдыха должна быть гармоничной и разносторонней.

Вот те основные виды времяпрепровождения, которые сейчас пользуются наибольшей популярностью:

  • «Тимбилдинговые» мероприятия - сплавы, верёвочные тренинги, квесты на природе, форд «Боярд». Они позволяют сплотить и объединить команду в единое целое и научиться больше доверять друг другу
  • «Приключенческие» мероприятия – конные виды развлечения, поездки на яхтах, стрельба из лука, скалолазание. Это выбирают для острых ощущений и ярких впечатлений. Подходят для молодых, активных коллективов, где минимум половина коллектива это мужчины.
  • «Смешанные» мероприятия - выездные мероприятия на базу отдыха, где проходят обучающие или стратегические мероприятия в дневное время, а затем развлекательная часть вечером.  

5. Составьте смету мероприятия. Она, как правило, недостаточна для выполнения абсолютно всех желаний. Но не стоит переживать по этому поводу. Часто нехватка бюджета является мнимой, либо связана с неправильными представлениями о слагаемых общих затрат мероприятия. Если ошибка в недооценке явки, это серьезно. Толпа в 300 человек, пытающаяся разделить барбекю, рассчитанное на 200, выглядит неуместно и наверняка, такие сотрудники выразят негатив по поводу организации мероприятия.

Не только количество участников влияет на бюджет. Иногда, Заказчик ошибочно желает опции, никак не отражающиеся на внутреннем содержании корпоративного события. Например, если Вы планируете дневной выезд на природу, так ли нужно, чтобы площадка, на которой Вы будете это проводить, была в дорогом отеле, корпуса которого сотрудники даже не увидят? Или стоит ли стремиться удивить коллектив новичков приездом супер-звезды, если они даже не знакомы друг с другом, и куда полезнее было бы дать им возможность лично пообщаться или провести тимбилдинг? Ну, и самое главное – если Вы не уверены, как правильно распределить бюджет, организуя корпоратив на природе, доверьте эту задачу профессиональным организаторам. Опытные организаторы событий давно нацелены не на разовый заработок от Вашей Компании, а на долгосрочное сотрудничество, а, следовательно, обеспечение большего количества опций в наилучшем качестве.

Поделиться с друзьями: